Nội quy tòa nhà văn phòng có vai trò giúp tất cả những ai có mặt tại tòa nhà nắm được những quy định chung trong quản lý; sử dụng tòa nhà. Đặc biệt, bảng nội quy này là “kim chỉ nam” giúp các đơn vị quản lý tòa nhà thực hiện đúng – đủ trách nhiệm của mình. Vậy làm thế nào để các đơn vị quản lý thực hiện tốt bảng nội quy tòa nhà văn phòng?

1. Nội dung bảng nội quy tòa nhà văn phòng

- Đọc kỹ và tuân theo tất cả các thông báo của tòa nhà, cũng như các thông báo về an toàn, an ninh và các bảng hiệu.

- Các cá nhân không có trách nhiệm không được phép vào khu vực tòa nhà văn phòng. Các khách tham quan nên đăng ký ở bàn lễ tân tại đại sảnh.

- Đội bảo vệ sẽ mời ra ngoài tất cả các cá nhân không có nhiệm vụ, hoặc các cá nhân gây nhiễu loạn, hay đe dọa đến sự an toàn của các Khách thuê, khách hàng của họ, cũng như an ninh tòa nhà.

- Không được phép bài bạc, hoặc có bất cứ hành động trái luật, trái đạo đức nào trong tòa nhà.

- Không mang những thứ gây ra mùi khó chịu vào tòa nhà, điều này bao gồm luôn cả việc không mang sầu riêng vào.

- Không mang vật nuôi, hay thú vật vào tòa nhà.

- Không phân phát tờ rơi, hay tuyên truyền quảng cáo trong tòa nhà.

- Không gây ra tiếng ồn ào làm phiền các Khách thuê khác.

- Không mở các cửa sổ.

- Không gây cản trở thang máy hoặc sử dụng thang khách để vận chuyển các vật dụng cồng kềnh.

- Tất cả các Khách thuê và người sử dụng tòa nhà cần phải giữ tòa nhà (bao gồm khu vực công cộng và khu vực thuê) luôn luôn sạch sẽ và gọn gàng

- Rác phải được để trong các túi rác trước khi mang đến khu vực để rác.

- Trẻ em không được phép vào tòa nhà văn phòng nếu như không có người lớn bên cạnh.

- Việc vận chuyển hàng hóa ra vào phải thông qua tầng hầm và phải có sự sắp xếp trước với văn phòng quản lý.

- Mọi sự hư hại phải được báo cáo ngay với văn phòng quản lý để được xử lý. Các khách thuê và người sử dụng tòa nhà phải chịu trách nhiệm nếu gây ra hư hại do bất cẩn.

- Bảo hiểm thiệt hại tài sản, xâm phạm, cháy nổ, và các hiểm họa khác đã được sắp xếp với Chủ đầu tư. Tất cả khách thuê nên tự sắp xếp bảo hiểm tài sản cá nhân trong khu vực thuê.

- Hệ thống thoát nước cần phải được sử dụng đúng với chức năng của nó. Không đổ rác, bao ni lông, hoặc bất cứ vật lạ vào đường ống thoát nước. Khách thuê sẽ phải chịu trách nhiệm đối với việc gây hư hại hoặc lạm dụng.

- Khách thuê muốn ở lại khu vực thuê sau 18:00 phải thông báo với Văn phòng Quản lý trước 17.00. Không được phép ở qua đêm.

- Giờ làm việc hành chính của cao ốc văn phòng như sau:

                       + Thứ Hai tới thứ Sáu          08:00 tới 18:00

                       + Thứ Bảy                08:00 tới 12:00

- Vì lợi ích của các khách thuê và người sử dụng tòa nhà được đặt ra hàng đầu, xin vui lòng báo cho văn phòng quản lý hoặc đội bảo vệ nếu như phát hiện có bất cứ hành động đáng nghi ngờ nào, hoặc bất cứ hiện tượng nào gây tác động xấu đến sự an toàn hay sức khỏe của các cá nhân trong tòa nhà.

- Đội bảo vệ tòa nhà trực 24 tiếng 1 ngày, 7 ngày 1 tuần, để đáp ứng và xử lý các trường hợp khẩn cấp, hoặc các đòi hỏi và thắc mắc. Số điện thoại của phòng bảo vệ là:…

2. Bí quyết giúp đơn vị quản lý thực hiện tốt bảng nội quy tòa nhà văn phòng

Nội quy sử dụng tòa nhà văn phòng cung cấp đầy đủ và chi tiết những quy định chung mà mọi người bắt buộc phải tuân theo khi ghé thăm hoặc làm việc trong tòa nhà văn phòng. Bảng này quy định đầy đủ về mọi vấn đề liên quan đến giờ giấc; an ninh; vệ sinh; sử dụng cơ sở vật chất; khai thác và vận hành thiết bị…

Mẫu nội quy tòa nhà văn phòng không đề cập trực tiếp đến nghiệp vụ quản lý tòa nhà. Tuy nhiên, để thực hiện tốt bảng nội quy này cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên: chủ đầu tư; người sử dụng và đơn vị quản lý tòa nhà. Ngoài chủ đầu tư và người sử dụng, chính đơn vị quản lý tòa nhà cũng góp phần quan trọng trong việc thực hiện nội quy tòa nhà văn phòng.

Để thực hiện tốt bảng nội quy tòa nhà văn phòng kể trên, đơn vị quản lý tòa nhà cần thực hiện tốt công tác quản lý tòa nhà. Cụ thể là:

- Quản lý dịch vụ

- Quản lý tài chính

- Quản lý hành chính văn phòng

- Quản lý nhân sự

- Quản lý khách hàng

- Quản lý các nhà thầu

Nhưng làm thế nào để thực hiện các nghiệp vụ trên một cách chuyên nghiệp? Làm thế nào để đơn vị  quản lý tòa nhà phối hợp hiệu quả nhất với người sử dụng thực hiện tốt nhất nội quy quản lý tòa nhà văn phòng? Nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực quản lý tòa nhà tại Việt Nam đã ứng dụng công nghệ; làm tăng tính hiệu quả cho công việc.

Trên thế giới đã xuất hiện nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý. Nhưng ở Việt Nam, phần mềm quản lý tòa nhà của Vimetech đang là phần mềm “tiên phong” trong lĩnh vực này. Đây là công cụ giúp các đơn vị quản lý tòa nhà dễ dàng quản lý mặt bằng; quản lý công việc của từng bộ phận; phân công và giám sát lịch làm việc của đội ngũ nhân sự…

Nhờ đó, nội quy sử dụng tòa nhà văn phòng luôn được đảm bảo. Nhờ đó, uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà được nâng cao. Ngành quản lý tòa nhà là một ngành kinh doanh dịch vụ tất yếu của xã hội hiện đại. Ứng dụng nền tảng công nghệ vào nghiệp vụ của mình chính là cách giúp các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực này cạnh tranh với các đối thủ khác trên thị trường.

Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang muốn bứt phá, hãy liên hệ ngay với Vimetech để được tư vấn giải pháp chuyên nghiệp hóa dịch vụ của mình bạn nhé!

 

Xem thêm:

Ngày viết: 26/02/2019

LIÊN HỆ

Bộ phận chăm sóc khách hàng của chúng tôi luôn túc trực để nhận được những thông tin phản hồi của Quý khách về các dòng sản phẩm của chúng tôi!

Gửi tin cho chúng tôi