Trong nghiệp vụ quản lý tòa nhà, bảo trì tòa nhà luôn là một trong những nhiệm vụ “khó nhằn” nhất. Với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực quản lý tòa nhà, một giải pháp giúp họ đơn giản hóa nhiệm vụ này luôn được mong đợi. Vậy làm thế nào để giảm bớt khó khăn khi thực hiện quy trình bảo trì tòa nhà?
1. Tại sao cần bảo trì tòa nhà đúng định kỳ?
Theo thời gian; dưới tác động của thời tiết; khí hậu và người dùng, các tòa nhà dần bị hao mòn. Việc bảo trì công trình quan trọng đối với cả người sử dụng; chủ đầu tư và đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà. Việc bảo trì đúng định kỳ tạo thuận lợi và đảm bảo an toàn cho người dùng trong quá trình khai thác sử dụng.
Với chủ đầu tư, việc bảo trì giúp nâng cao chất lượng; kéo dài tuổi thọ của công trình. Từ đó giúp nâng cao uy tín cho chủ đầu tư tòa nhà. Với đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà, bảo trì là một trong số những nhiệm vụ bắt buộc. Chất lượng của công tác bảo trì và việc thực hiện đúng quy trình bảo trì nhà chung cư; tòa nhà văn phòng thể hiện uy tín của đơn vị này.
2. Nội dung và các hạng mục bảo trì
Nội dung bảo trì tòa nhà thường gồm một; một vài hay tất cả các công việc như:
- Kiểm tra, quan trắc và kiểm định chất lượng công trình
- Bảo dưỡng và sửa chữa tòa nhà nhưng giữ nguyên công năng và quy mô
Có nhiều luật; nghị định; thông tư; quyết định quy định về việc bảo trì tòa nhà. Cũng có nhiều văn bản hướng dẫn quy trình bảo trì toà nhà và các biểu mẫu. Tuy nhiên các hạng mục quan trọng nhất cần lưu ý khi bảo trì tòa nhà được quy định chung gồm:
- Bảo trì kết cấu công trình
- Bảo trì hệ thống cấp nước
- Quy trình bảo trì hệ thống thoát nước
- Bảo trì hệ thống điện
- Bảo trì hệ thống phòng cháy chữa cháy
- Bảo trì hệ thống điều hoà không khí
- Bảo trì hệ thống thang máy
- Quy trình bảo trì hệ thống âm thanh
3. Thuyết minh quy trình bảo trì công trình xây dựng
Bước 1: Lập và phê duyệt quy trình bảo trì công trình
Nhà thầu thiết kế có trách nhiệm lập và bàn giao cho chủ đầu tư quy trình bảo trì công trình, bộ phận công trình do mình thiết kế. Nhà thầu cung cấp thiết bị có trách nhiệm lập và bàn giao cho chủ đầu tư quy trình bảo trì đối với thiết bị do mình cung cấp. Chủ đầu tư cũng có thể thuê một tổ chức uy tín lập quy trình bảo trì.
Chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức thẩm định và phê duyệt quy trình bảo trì tòa nhà trước khi nghiệm thu công trình đưa vào sử dụng. Ngày nay, hầu hết các chủ đầu tư đều sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp. Trong trường hợp này, chủ đầu tư bàn giao quy trình bảo trì đã được phê duyệt cho đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý.
Bước 2: Lập kế hoạch và dự toán kinh phí bảo trì công trình
Kế hoạch bảo trì tòa nhà cần được lập hằng năm với đầy đủ các nội dung quan trọng như: tên các công việc cần thực hiện; thời gian thực hiện từng công việc; cách thức thực hiện; phí thực hiện các công việc. Với mỗi công việc cụ thể sẽ có những đội ngũ nhân lực với chuyên môn; nghiệp vụ phù hợp đảm nhận.
Bước 3: Thực hiện bảo trì và quản lý chất lượng công việc bảo trì
Việc bảo trì công trình được thực hiện với các nội dung gồm:
- Người có trách nhiệm bảo trì tổ chức kiểm tra; bảo dưỡng; sửa chữa hoặc thuê các đơn vị đủ năng lực thực hiện các công việc trên
- Đánh giá và phát hiện kịp thời các hư hỏng và dấu hiệu xuống cấp để bảo dưỡng (sửa chữa hư hỏng; thay thế bộ phận/thiết bị/công nghệ; sửa chữa định kỳ; sữa chữa đột xuất…)
Việc quản lý chất lượng công việc bảo trì gồm các nội dung như:
- Người có trách nhiệm bảo trì tổ chức giám sát quá trình bảo trì tòa nhà
- Người có trách nhiệm bảo trì nghiệm thu công tác sửa chữa theo đúng quy trình bảo trì tòa nhà
Bước 4: Đánh giá an toàn chịu lực và an toàn vận hành công trình
Sau khi bảo trì, đơn vị chịu trách nhiệm về việc bảo trì cần tổ chức đánh giá mức độ an toàn khả năng chịu lực và an toàn vận hành công trình. Việc này vô cũng cần thiết vì giúp đảm bảo an toàn và hiệu suất khi người dùng khai thác và sử dụng công trình.
Bước 5: Lập và quản lý hồ sơ bảo trì công trình
Hồ sơ bảo trì công trình gồm các loại giấy tờ như:
- Tài liệu phục vụ công tác bảo trì như quy trình bảo trì tòa nhà đã được phê duyệt; lý lịch thiết bị, máy móc được sử dụng; bản vẽ các bộ phận công trình…
- Kế hoạch bảo trì công trình
- Kết quả kiểm tra công tác bảo trì
- Kết quả sửa chữa, bảo dưỡng công trình
- Kết quả kiểm định chất lượng công trình
- Kết quả đánh giá an toàn chịu lực và an toàn vận hành
Quy trình bảo trì tòa nhà đã được nhà thầu thiết kế lập và bàn giao cho chủ đầu tư ngay từ trước khi nhận bàn giao công trình. Tuy nhiên việc thực hiện đúng và đủ quy trình bảo trì tòa nhà đối với các đơn vị quản lý tòa nhà vẫn gặp không ít khó khăn.
Có quá nhiều hạng mục cần bảo trì; nhiều công việc cần thực hiện; nhiều bộ phận nhân lực cần huy động…Làm thế nào để quản lý tốt việc bảo trì và thực hiện vừa đúng lại vừa đủ quy trình bảo trì? Làm thế nào để các đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà luôn được các chủ đầu tư đánh giá cao về chất lượng dịch vụ?
Để giúp các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực quản lý tòa nhà “giải bài toán khó” này, các chuyên gia của Vimetech đã cho ra đời PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÒA NHÀ. Đây chắc chắn sẽ có công cụ hỗ trợ đắc lực; giúp đơn giản hóa việc bảo trì các tòa nhà văn phòng hay chung cư.
Để hiểu thêm về tính năng của phần mềm quản lý tòa nhà, bạn có thể liên hệ với Vimetech ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí!
Xem thêm:
