Quy trình quản lý tòa nhà chung cư bao gồm nhiều quy trình và được thực hiện bởi nhiều bộ phận khác nhau - với các nghiệp vụ khác nhau. Vậy đâu là quy trình quản lý toà nhà đầy đủ và khoa học? Làm thể nào để các đơn vị/bộ phận chịu trách nhiệm quản lý tòa nhà thực hiện việc quản lý vận hành một cách thông suốt và an toàn nhất?
1. Quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp
Quy trình quản lý dịch vụ
Dịch vụ quản lý tòa nhà thường gồm dịch vụ an ninh; dịch vụ vệ sinh; dịch vụ vận hành hệ thống kỹ thuật. Mỗi dịch vụ lại có một quy trình quản lý đặc thù. Cụ thể là:
- Quy trình quản lý dịch vụ vận hành hệ thống kỹ thuật gồm các nội dung:
+ Kiểm tra toàn bộ hệ thống kỹ thuật trong phạm vi tòa nhà
+ Đánh giá khả năng hoạt động, hiệu suất làm việc và tình trạng của các thiết bị trong hệ thống kỹ thuật của tòa nhà
+ Xây dựng quy trình vận hành từng hệ thống kỹ thuật một cách an toàn, hiệu quả nhất
+ Xây dựng phương án xư lý các sự cố phát sinh trong hệ thống thiết bị kỹ thuật
- Quy trình quản lý dịch vụ an ninh trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà gồm các nội dung:
+ Khảo sát thực địa và đánh giá tình hình an ninh khu vực xung quanh tòa nhà
+ Xây dựng phương án bố trí nhân viên an ninh trong phạm vi tòa nhà
+ Xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp cho từng chốt
+ Xây dựng kế hoạch phối kết hợp giữa các bộ phận trong trường hợp khẩn cấp
- Quy trình quản lý dịch vụ vệ sinh tòa nhà gồm các nội dung:
+ Khảo sát bề mặt và khuôn viên xung quanh tòa nhà
+ Đánh giá thực trạng và quy mô bề mặt và khuôn viên
+ Xây dựng quy trình làm việc tại từng vị trí
+ Lập kế hoạch phối kết hợp giữa các bộ phận trong trường hợp khẩn cấp
Quy trình quản lý dịch vụ là quy trình quản lý toà nhà chung cư quan trọng hàng đầu. Nó quyết định uy tín; thể hiện hiệu suất làm việc của đơn vị/bộ phận chịu trách nhiệm quản lý tòa nhà.
Quy trình quản lý tài chính
- Quy trình thu tài chính
- Quy trình chi quỹ tiền mặt
- Quy trình báo cáo thu - chi thường kỳ và định kỳ
- Phối kết hợp với các bộ phận khác để thực hiện quy trình quản lý tòa nhà văn phòng một cách chính xác; cập nhật và hiệu quả
Quy trình quản lý hành chính
- Quy trình chuyển nhận thư tín, chứng từ, văn bản
- Quy trình tiếp nhận và phản hồi ý kiến khách hàng
- Quy trình báo cáo số liệu thường kỳ và định kỳ
- Phối kết hợp với các bộ phận khác để thực hiện các nhiệm vụ trên một cách chính xác; cập nhật và hiệu quả
Quy trình quản lý nhân sự
.jpg)
- Quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự nhằm đáp ứng đủ cho nhu cầu quản lý và vận hành tòa nhà
- Xây dựng chế độ quản lý, điều tiết và phân phối nhân sự cho từng bộ phận một cách hợp lý
Quy trình quản lý tòa nhà đòi hỏi một số lượng nhân lực “khổng lồ”. Vì vậy, bộ phận chịu trách nhiệm quản lý tòa nhà nhất định cần có giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả.
Quy trình quản lý khách hàng
- Tiếp nhận và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng
- Tiếp nhận và phản hồi những ý kiến đóng góp của khách hàng
- Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng trong phạm vi tòa nhà
- Phối kết hợp với bộ phận an ninh để đảm nảo an ninh, trật tự trong phạm vi tòa nhà
Quy trình quản lý các nhà thầu
Dù là quy trình quản lý tòa nhà văn phòng hay tòa cao ốc; chung cư cũng không thể thiếu quy trình quản lý các nhà thầu. Quy trình quản lý nhà thầu cần thực hiện theo các bước sau:
- Lắng nghe nhu cầu và tiếp nhận ý kiến của cư dân và tập thể
- Xây dựng kế hoạch mời nhà thầu uy tín
- Quản lý danh sách và hoạt động của các nhà thầu
- Thu phí dịch vụ của nhà thầu
Quy trình báo cáo
Bộ phận/đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện quy trình quản lý tòa nhà chung cư cần thực hiện đầy đủ các loại báo cáo như: Báo cáo theo ngày; báo cáo theo tháng; báo cáo theo quý; báo cáo theo năm. Những báo cáo này là cơ sở để kiểm tra, đánh giá kết quả của việc quản lý tòa nhà theo từng giai đoạn nhất định.
2. Làm thế nào để thực hiện quy trình quản lý tòa nhà hiệu quả nhất?
Quy trình quản lý các tòa nhà đòi hỏi hàng loạt các nghiệp vụ của các bộ phận khác nhau. Hoạt động quản lý tòa nhà chỉ thực sự hiệu quả khi các bộ phận này phối kết hợp chặt chẽ, nhịp nhàng. Muốn quá trình vận hành tòa nhà thông suốt và an toàn, bộ phận/đơn vị chịu trách nhiệm quản lý tòa nhà cần có cách quản lý khoa học và chính xác.
Ngày nay, hầu hết các chủ đầu tư đều sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà của các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp. “Phần khó” lại thuộc về chính những đơn vị quản lý tòa nhà này. Cách hiệu quả nhất giúp họ thực hiện công việc của mình một cách chuyên nghiệp; hiệu quả nhất chính là ứng dụng công nghệ vào nghiệp vụ quản lý tòa nhà.
Bạn đang gặp khó khăn trong việc thực hiện quy trình quản lý toà nhà? Bạn đang tìm kiếm một giải pháp hiệu quả nhất để nâng cao chất lượng dịch vụ quản lý tòa nhà nhưng vẫn tối ưu chi phí cho doanh nghiệp? Nếu câu trả lời là có, nhất định bạn nên tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý tòa nhà Vime Building của Vimetech.
Nếu muốn biết thêm thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ Vimetech ngay hôm nay để nhận tư vấn hoàn toàn miễn phí!
Xem thêm:
